Patronların en sevdiği işlerden biri de toplantı düzenletip her yere talimatlar yağdırmaktır. Tabii KOBİ lerde patron varken, büyük şirketlerde patrondan öte patronlar vardır. Bunlar üst yöneticilerdir. Çalışanları SAT, SAS, Bordo Bereli sanarak, onlardan zorlu parkur içeren hedefler ister ve nasıl yapılacağınıda ben söylersem size ne gerek var diyerek çekilirler. Düzenli toplantılar uzarda uzar.
Aslında konuşulacak 2-3 konu vardır ama, bu konular 10-15 konuya çıkar ve falımda dahi böyle sakız yoktur. 10’ lu naneli paket size bu ferahlığı veremez. Aslında toplantıdan ne anladığımızda çok önemli, en az iki kişilik saklambacı andıran bu olayda iki veya daha fazla ekip üyesinin genel durumu bildikleri halde, görüş paylaşmasının adıdır. Üst yönetici veya patron çıkar ve der arkadaşlar bu işler yapılacak bizde deriz ki, anlaşıldı Efenim.
Sonra bize grafikler anlatır ki, o grafikleri zaten biz hazırlamış ve bizim çalışmalarımızla oluşmuştur ve tereciye tere satılır. Kısacası ortak fayda amaçlı bir araya toplanma olayına toplantı adını verenler, toplantının birifingten farklı bir mecra olduğunu iş dünyasına anlatamamışlar. Bu sözlü ve görüntülü toplantıların en önemli özelliği içine su katılmadan dahi sakıza dönüştürülerek aynı konuların tekrarı sureti ile uzatılmasıdır. Ve sonunda bir sonraki toplantı gündemindede aynı maddeler olur ve tekrarının tekrarını izleriz. Böylelikle, çalışanların çalışma azim ve istekleri şirkete yönelik her türlü güvenin dibindeki kırıntılarıda yok edebiliyor.
Üstelik işyerinde üretim veya satış benzeri asıl gayeden uzaklaştırdığı gibi verimsizleştiriyor. Toplantıda ne konuşulacağı ana grafiklerle kısa net anlaşılır ve sade olarak anlatılabilirse, zaman ve iş gücü konusunda tasarruf edinilebilinir.
Gözlemlerim öğlen saatleri ve sonrasında olan toplantıların hele birde online ise, bir süre sonra işyerinde işin yerini iş dışı bir çok şeye istemedende olsa bırakabiliyor. Ve uzadıkça uzayan bu çam sakızı çoban armaganı gibi duran toplantıların üst yönetime ve yönetimsel sürece karşı bir antipati oluşturmakta. Unutmadan eklemeliyim ki, en etkili toplantılar çokoprensle yani sabah erkenden yapılan toplantılardır. Böylelikle hala beyin hala uyku modunda olduğu için kısa net ve sadece ihtiyacı olan konular anlaşılır biçimde ifade edilebiliyor.
Genellikle öğlen ve sonrası toplantılarda tekrarlarla da olsa verim alınamıyor.
Çünkü ; toplantılar uzun sürüyor ve bir karar alınamıyor. Konu hakkında muhatabına emin alamayıp tüm ekibi toplantıya çagırmak gibi bir gaflete asla düşmeyin.
Hem sosyal hemde iş hayatı ile sıkışan mega şehirlerin kariyerim için buna katlanmalıyım duygusallığınıda eklediğimizde normalde bize kutagu Bilig dışında her şeyi yaşatan duygusal çöküntülerle istediğimiz verimi ne alabiliyor ne de verebiliyoruz.
Ve bunlar da bu da olsun programımızda diye eklediğimiz büyükşehir kargaşaları ile aklımızda bir çok madde ile aynı anda zihnimize yaşattığımız bir tahribatı bir düşünün. Hele birde o toplantılarla iş ve özel hayat dengesinin iyice akrabalaştığı, mesainizin bitmesine veya izin gününüz olmasına rağmen katıldığınız toplantılar, bizi bizden alıp sizleştiriyor.
Sonrasında o muhteşem toplantılara mesaide olsa bile girmemek için üretilen etkileyici bahaneler, toplantının kaybettirdiği süreçte yapılması gereken işlerin bitmesi için yapılan fazla çalışmalar, planlanan zamanda yapılamayan işler, dedikoducu bir düzeneyin ve bıtkınlığında etkisiyle kendimizin dahi anlamlandıramadığı yorgunluk, bezmişlik ile gelen istifalarında etkisiyle, merdivenin basamaklarının birbirinden haberdar olamaması zincir halkalarının arasına başka zincirden öte ip gerilmesi gibi, sebeplerden şirket içi şirketleşmeler yani gruplar oluşmasına yol açacaktır.
Tabii bunlar fark edilmeyecek şeyler değil, ancak fark edildiğinde şirketlerin katma değeri olan çalışanları kaybetmiş olabiliyoruz.
Toplantılarda, çalışma arkadaşlarınıza verdiğiniz işlerde kısa zamanda büyük işler bekliyorsanız bunu birkaç kez tekrarladıktan sonra bıtkınlık oluşacaktır. Fakat, aynı işi daha uygun zaman diliminde verdiğinizde verilen görevi daha etkin ve verimli yapabilmenin yollarını arayacaklardır.
Bu sebeple, tüm yazıda uzata uzata dediğim gibi ne yapmak istediğinizi ana konununuzu bilerek toplantıya başlayın tüm katılımcılar konuları önceden öğrensinler ve ana konu bitince işin gıybet kısmı mahşere kalsın.
Toplantıları soru cevap şeklinde açık oturum gibi yaparsanız daha kısa ve net sonuçlara ulaşırsınız.
Toplantı planlanırken bazı sorular sormak gerekir.
- Gerçekten çözülecek bir sorunumuz varmı ? Bu problem nedir ?
- Sorunu kaynağında çözmek için hangi donanımda ve deneyimde bilgi sahibi personeller ve ihtiyaçlar listesine ihtiyaç var ?
- Sorunun önceliği nedir ? Başka nasıl çözüm yolları deneyebilriz.
- Doğru kişilere doğru bilgiler doğru kanaldan iletilerek, toplantının gündemi ve planı eksiksiz biçimde hazırlandı mı ?
Tüm bu sorulara verilecek dürüst cevaplar iş verimliliğini etkileyecektir. Toplantının içerik ve düzeni sizin şirket içi her alanda başarınızı etkileyecektir.
Bazen doğru sorular yanlış yollardan daha erken dönülmesini sağlayabilir.
- Amacımız neydi ? Nasıl bir yola evrildi ?
- İçerik neydi nasıl olmalıydı ? Aslında kimleri ilgilendiriyordu ?
- Amaç karar almak mı yoksa bilgi vermek veya bir konunun sonuçlarının istişaresi mi ?
- Toplantının asli katılımcılarına gerekli bilgilendirme, hazırlık yapabilecek kadar önceden sunuldu mu ?
- Hangi yolla yapılmalı ? Online mi yoksa yüz yüze mi daha etkili ve verimli olur ?
- Ne beklendiği ne istendiği ve genel amaçların toplantı misyona uygunluğu iyice düşünülmeli ve toplantı esnasında olumlu veya olumsuz görüş bildirecek kişilerin belirlenerek riski en aza indirerek, farklı düşünce tarzlarını da engellemeden bağımsız bir fikir telakisi ortamı sunulabilir mi ?
- Etkili ve verimli zaman yönetimini en iyi nasıl yapabiliriz ? Toplantıların sekreteryasını yapacak olan bir modoratörden destek alınabilir. İşler bir bilgisayar oyunu gibi amaç ve görevlere bölünerek iş bölümleriyle organize edilebilir.
- Not tutmanın ve her nevi kayıt almanın önemi çok büyüktür. En son bu notlar üzerinden çalışmaya son şekil yine “çekirdek ekipçe” verilebilinir.
Bu ve benzeri basit ve etkili adımlarla toplantılar bir daha toplanmama andı içme mekanizmasını dönüşmeyecek, çalışma arkadaşlarımız kendilerine güvenerek neyi neden yaptıklarının anlamını daha iyi anlayacak ve yine mi aynı şeyi konuşuyoruz icraat olmayacak yine gibi olumsuz intibalardan uzaklaşacaklardır. Böylelikle toplantıları zaman kaybı olarak görmek yerine kurumlarının işlerini yürütmek için, domino taşı olduğunu görerek daha iyi bir ruh haliyle katılım sağlayacaklardır.
Ayrıca belirtmeliyim ki, toplantı öncesi hafif eğlence içerikli çalışma ortamında bulunmak katılımcıların oldukça üretken olmasında etkili oluyor. Bu konuda Google şirketi inanılmaz derecede iyi bir çalışma şartı sunuyor işi eve değil, evi işe getirerek ev konforunda dinlenerek esnek çalışma şartları ile çalışmayı dah eğlenceli ve renkli bir hale getirebilirsiniz.
Yıllar önce üniversitede yönettiğim proje ekibinde, kapalı alana fobisi olan iki arkadaşımız vardı, oldukça negatif ve isteksizdi. Bir gün şaka yapmak isterken çözümü kazara buldum. Ona dedim ki ; ne istersin istersen dışarda yeşillikte banklar var orada oturup termusla çay servisi ile kurabiye eşliğinde yapalım mı demiştim.
Cevap : Aslında iyi fikir demişti. Beni yanlış anlamıştı ama, iyi ki de öyle olmuştu. Hep beraber banklarda toplanmış ve oldukça keyifli bir ortam oluşmuştu ve hepimiz bunun çok faydasını görmüştük. Ne var ki Leptoplarımızın şarzı çok fazla dayanmadığı için araba aküsü ile enerjiyi dönüştürerek üç günlük kamp yapmıştık.
Koşarak ve yürüyerekte olaylara farklı bakabiliyoruz. Her zaman oturup düşün düşün zordur işin ile olmuyor. Sorular ile cevapları birbirinin ardına koymak yerine cevaplara göre sorular sorsaydık mesela, nasıl olurdu ?
O Toplantı ben bitti demeden bitmez diyen yöneticilerimize inat, şampuanı bitirmemek için su katan bir milletin evlatları olarak, o toplantıları bu yöntemlerle bitireceğiz….
Tekrarı olmayan toplantılarda görüşmek üzere….